Gestione Documentale

L’archivio che non rallenta il lavoro

Documenti dispersi su cartelle di rete, email, desktop locali e drive condivisi: è la realtà di molte aziende. Trovare il contratto giusto richiede minuti, a volte ore. La conservazione a norma diventa un problema a ogni audit.

Un sistema di gestione documentale ben configurato cambia questa dinamica: ogni documento è nel posto giusto, accessibile alle persone giuste, con la storia di chi l’ha modificato e quando.

Cosa facciamo

Analisi e progettazione del sistema documentale

Mappatura dei flussi documentali esistenti, identificazione dei punti critici, progettazione della struttura di archiviazione. Non importiamo il caos nel sistema — lo progettiamo prima.

Implementazione e configurazione DMS

Setup e configurazione di piattaforme di document management (principalmente ARXivar), definizione di profili documentali, classi, metadati e permessi. Il sistema rispecchia il modo in cui l’azienda lavora davvero.

Conservazione a norma

Implementazione di processi di conservazione sostitutiva conforme alla normativa svizzera e italiana. Integrazione con sistemi di conservazione accreditati, gestione dei pacchetti di archiviazione.

Firma digitale e workflow approvativo

Integrazione di processi di firma digitale (qualificata e avanzata) nei flussi documentali. Workflow di approvazione, validazione e distribuzione dei documenti.

Migrazione da archivi legacy

Migrazione di archivi esistenti (cartelle di rete, vecchi DMS, sistemi ERP) verso la nuova piattaforma. Normalizzazione dei metadati, deduplicazione, validazione della completezza.

A chi serve

Responsabili amministrativi, quality manager, responsabili IT e direzione di PMI che vogliono uscire dalla gestione caotica dei documenti e costruire un archivio che sia anche uno strumento operativo.